Procedura privind exercitarea drepturilor persoanelor vizate de Regulamentul (UE) 2016/679

1 Administrarea drepturilor persoanelor vizate

1.1 Dreptul de a retrage consimțământul

Persoana vizată are dreptul de a retrage consimțământul în cazul în care baza pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal este cea a consimțământului (adică prelucrarea nu se bazează pe o justificare diferită permisă de GDPR, cum ar fi obligația contractuală sau legală sau interesul legitim al societății).

În prima instanță se va confirma ca temeiul legal al prelucrării datelor cu caracter personal este într-adevăr consimțământul, iar în acest caz solicitarea va fi acceptată și vor fi luate toate măsurile de încetare a prelucrărilor bazate pe consimțământul în cauză. În caz contrar, cererea va fi respinsă pe motiv că prelucrarea nu se realizează având ca temei legal consimțământul persoanei vizate. Indiferent de rezoluția societății și acțiunile realizate în urma solicitării, acestea vor fi comunicate în termenele prevăzute în regulament, persoanei vizate.

1.2 Dreptul de a fi informat

În momentul în care datele cu caracter personal sunt colectate de la persoana vizată sau obținute dintr-o altă sursă, persoana vizată va fi informată cu privire la utilizarea acestor date și a drepturilor lor asupra acestora. Această informare este disponibilă:

la înrolarea pe site-ul societății
- Bifând căsuţa alăturată recunosc că am citit, am înteles şi sunt de acord cu Termenii şi condiţiile de utilizare a acestui site, inclusiv în privinta colectarii și prelucrarii datelor cu caracter personal 
  (Click pentru a citi)
- Sunt de acord să primesc de la Viva Credit IFN SA oferte, promoții și comunicări de marketing, conform Termenilor și condițiilor.
În Termenii și condițiile de utilizare a site-ului societății – capitol distinct dedicat colectării și prelucrării datelor cu caracter personal
Într-un capitol distinct din contractul de creditare, în cazul în care se încheie un contract de creditare

1.3 Dreptul de acces

Persoanele vizate au dreptul să ceară societății să fie informate dacă prelucrează date despre ele, să aibă acces la aceste date și, în plus, următoarele informații:

Scopurile prelucrării
Categoriile datelor cu caracter personal în cauză
Destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, dacă există, în mod special în cazul în care destinatarii se referă la țări terțe sau organizații internaționale
Durata de stocare a datelor cu caracter personal (sau criteriile utilizate pentru stabilirea acestei perioade)
Drepturile persoanei vizate la rectificarea sau ștergerea datelor sale cu caracter personal și limitarea sau opoziția față de prelucrarea acestora
Dreptul persoanei vizate de a depune plângere la o autoritate de supraveghere
Informații privind sursa datelor, dacă nu au fost colectate direct de la persoana vizată
Dacă datele personale vor face obiectul unei prelucrări automate, inclusiv al profilării și, dacă da, al logicii de procesare și eventualelor consecințe implicate
În cazul în care datele sunt transferate unei țări terțe sau unei organizații internaționale, informații privind măsurile de securitate/protecție care se aplică

Procesul de luare a deciziilor pentru astfel de solicitări este rapid, iar rezoluția în general pozitiva, cu excepția cazurilor în care se consideră că cererea este vădit nefondată sau excesivă.

1.4 Dreptul la rectificare

În cazul în care datele cu caracter personal sunt inexacte, persoana vizată are dreptul de a solicita corectarea și completarea datelor personale incomplete pe baza informațiilor pe care le furnizează.

Dacă este necesar, societatea va lua măsuri pentru a valida informațiile furnizate de persoana vizată, pentru a se asigura că sunt corecte înainte de a le modifica.

În cazul datelor de identificare și de contact / comunicare, pe lângă dreptul de rectificare, clienții societății au și obligația contractuală de actualizare a acestora.

Rectificarea / actualizarea datelor cu caracter personal va fi realizată de îndată și fără întârziere, după obținerea evidențelor datelor de rectificat / actualizat. Informarea cu privire la realizarea rectificării va fi trimisă persoanelor vizate în termenul de 30 de zile prevazut de regulament.

1.5 Dreptul la ștergere

Sau "dreptul de a fi uitat"; persoana vizată are dreptul să solicite societății să șteargă fără întârziere date personale despre acestea, dacă se aplică una dintre următoarele:

Datele personale nu mai sunt necesare pentru scopul pentru care au fost colectate
Persoana vizată retrage consimțământul și nu există alt temei pentru prelucrare
Subiectul datelor obiectează la prelucrarea datelor cu caracter personal
Datele personale au fost procesate ilegal
Din motive de conformitate, adică îndeplinirea obligațiilor legale ale societatii
În cazul în care datele cu caracter personal erau relevante pentru persoana vizată ca și copil

În cazul în care datele cu caracter personal au fost făcute publice, vor fi depuse eforturi rezonabile pentru a asigura ștergerea acestora.

Societatea va trebui să decidă dacă cererea poate fi sau ar trebui să fie respinsă pentru unul dintre următoarele motive:

Dreptul la libertatea de exprimare și la informație
Respectarea unei obligații legale
Interes public în domeniul sănătății publice
Datele personale sunt relevante pentru o cerere legală (din partea autoritatilor)

Este posibil ca astfel de decizii să necesite implicarea Ofițerului pentru Protecția Datelor al societatii (dacă este numit) și, în unele cazuri, conducerea executivă.

1.6 Dreptul la la restricționarea prelucrării

Persoana vizată își poate exercita dreptul la o limitare a prelucrării datelor cu caracter personal în una din următoarele situații:

În cazul în care persoana vizată contestă acuratețea datelor, până cand a fost verificată acuratețea acestora
Ca o alternativă la ștergere în cazul în care prelucrarea este ilegală
În cazul în care persoana vizată are nevoie de date din motive legale, dar datele nu mai sunt necesare pentru societate
În cazul în care persoana vizată a uzat de „Dreptul de a obiecta” și o decizie este în curs

Pentru fiecare situație, societatea va analiza și va decide aprobarea sau respingerea cererii. Este posibil ca astfel de decizii să necesite implicarea Ofițerului pentru Protecția Datelor al societatii și, în unele cazuri, conducerea executivă.

În cazul în care există o restricție privind prelucrarea, datele pot fi stocate, dar nu pot fi prelucrate fără consimțământul persoanei vizate, cu excepția cazului în care există motive legale (caz în care persoana vizată trebuie informată). Alte organizații care pot prelucra datele în numele societatii trebuie și vor fi, de asemenea, informate despre restricție.

1.7 Dreptul la portabilitatea datelor

Persoana vizată are dreptul să solicite ca datele personale să le fie furnizate într-un format "structurat, utilizat în mod obișnuit și care să poată fi procesat automat" (Articolul 20 din GDPR) și să transfere datele respective unei alte părți, de ex. furnizor de servicii.

Acolo unde este posibil, persoana vizată poate, de asemenea, solicita ca datele personale să fie transferate direct din sistemele societatii în sistemele unui alte organizații, însă această facilitate nu este disponibilă din motive tehnice de interoperabilitate a bazelor de date.

1.8 Dreptul de a obiecta

În orice moment, persoana vizată are dreptul de a se opune, : din motive legate de situația particulară în care se află, prelucrării în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (e) sau (f):

a) Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este investit operatorul;
b) Prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță, cu excepția cazului în care prevalează interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protejarea datelor cu caracter personal, în special atunci când persoana vizată este un copil;

și

c) Atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal are drept scop marketingul direct;
d) Atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal are drept scop profilarea automată;
e) Atunci când datele cu caracter personal sunt prelucrate în scopuri de cercetare științifică sau istorică sau în scopuri statistice.

Odată ce o obiecție a fost făcută, societatea va suspenda prelucrarea datelor cu caracter personal, cu urmatoarele excepții:

Pentru punctele a) și b), operatorul nu mai prelucrează datele cu caracter personal, cu excepția cazului în care operatorul demonstrează că are motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților persoanei vizate sau că scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
Pentru punctul e), operatorul nu mai prelucrează datele cu caracter personal, cu excepția cazului în care prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini din motive de interes public.

1.9 Drepturi cu privire la luarea deciziilor și profilarea automată

Persoana vizată are dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă. De asemenea, persoana vizata are dreptul de a-și exprima punctul de vedere și să conteste deciziile.

Există excepții de la acest drept, dacă decizia este bazată exclusiv pe prelucrarea automată:

Este necesară pentru execuția unui contract
Este autorizată prin lege
Se bazează pe acordul explicit al persoanei vizate

Pentru a evalua aceste tipuri de cereri, societatea va analiza dacă excepțiile mai sus menționate sunt aplicabile sau nu unei anumite cereri.

1.10 Date personale sensibile

"Date personale sensibile" sunt informații despre un individ care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, credințele religioase sau filosofice sau calitatea de membru al unui sindicat, informațiile genetice, informațiile biometrice în scopul identificării unice a unui individ, informațiile privind sănătatea sau informațiile privind viața sexuală sau orientarea sexuală a unei persoane fizice.

Nu colectăm cu bună știință sau în mod intenționat informații personale sensibile de la persoane fizice și trebuie să nu ne trimiteți informații personale delicate.

Dacă, totuși, ne transmiteți din greșeală sau în mod intenționat informații personale sensibile, veți fi considerat că ne-ați dat în mod explicit consimțământul să procesăm informațiile personale sensibile în conformitate cu articolul 9 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul general privind protecția datelor. Vom folosi și procesa informațiile dvs. personale cu caracter sensibil în scopul ștergerii acestora.

2 Fluxul de administrare a drepturilor persoanelor vizate

2.1 Puncte generale

Următoarele puncte generale se aplică tuturor solicitărilor descrise în acest document și se bazează pe Articolul 12 din GDPR:

Informațiile sunt furnizate persoanei vizate într-o formă concisă, transparentă, inteligibilă și ușor accesibilă, folosind un limbaj clar și simplu. Informațiile pot fi furnizate în scris, prin mijloace electronice sau prin alte mijloace.
Persoana vizată poate solicita informația pe cale orală (de exemplu prin telefon sau față în față), atâta timp cât identitatea persoanei vizate a fost stabilită.
Vor fi considerate cererile persoanelor vizate a caror identitate a putut fi stabilită.
Societatea va furniza raspunsurile la solicitari fără întârzieri nejustificate și în termen de maxim o lună de la primirea cererii.
Timpul de răspuns poate fi prelungit cu până la două luni suplimentare pentru cererile complexe sau care necesită un volum mare de informații - persoana vizată trebuie informată cu privire la aceasta în termen de o lună de la data solicitării și trebuie comunicate motivele întârzierii.
În cazul în care o cerere se face prin intermediul unui formular electronic, răspunsul ar trebui să se facă prin mijloace electronice, atunci când este posibil, cu excepția cazului în care persoana vizată solicită o modalitate diferită.
În cazul în care rezolutia asupra unei solicitari este negativă, societatea va informa persoana vizată fără întârziere în acel termen de maxim o lună, menționând în clar motivul (motivele) și informând persoana vizată asupra dreptului de a adresa plângeri autorității de supraveghere.
În general, răspunsurile la cereri vor fi făcute gratuit, cu excepția cazului în care acestea sunt "vădit nefondate sau excesive" (Articolul 12 din GDPR), caz în care fie vom percepe o taxă rezonabilă, fie vom refuza să acționăm.
Dacă există îndoieli cu privire la identitatea unei persoane vizate, societatea va face demersuri rezonabile asupra stabilirii fără dubii a respectivei persoane vizate.

Etapele de lucru ale procedurii de răspuns la solicitările persoanelor vizate sunt prezentate în tabelul de mai jos. Specificul fiecărei etape a procedurii variază în funcție de tipul cererii implicate.

2.2 Descrierea pașilor procedurii

Etapa	Scurtă descriere	Responsabil
Primire cerere Persoană Vizată	Persoana vizată transmite o cerere folosind una din metodele puse la dispoziția persoanelor vizate, pe cale electronică (prin e-mail sau via site societate), prin scrisoare sau telefon – în acest ultim caz cu confirmare ulterioară prin scrisoare sau e-mail. Solicitarea poate fi primită de către orice departament al societății, însă persoanele vizate vor fi îndrumate cu precădere către departamentul Relații Clienți.	Serviciul Clienți
Înregistrare cerere Persoană Vizată	Cererea primită este înregistrată în Registru Cereri de exercitare drepturi ale Persoanelor Vizate; se va înregistra persoana vizată, natura și data solicitării. În cazul în care cererea Persoanei Vizate nu este transmisă direct către persoana / departamentul desemnat(ă) cu întreținerea înregistrărilor din “Registru Cereri de exercitare drepturi ale Persoanelor Vizate”, angajatul care a primit cererea o va transmite în cel mult o zi lucrătoare către persoana desemnată cu întreținerea înregistrărilor din “Registru Cereri de exercitare drepturi ale Persoanelor Vizate”	Persoana desemnată cu întreținerea înregistrărilor din "Registru Cereri de exercitare drepturi ale Persoanelor Vizate"
Confirmare identitate Persoană Vizată	Identitatea persoanei vizate este confirmată în baza metodologiei descrise mai jos. Mai multe informații pot fi solicitate pentru confirmarea identității dacă este necesar, iar în acest scop se contactează persoana vizată prin email și/sau telefon. În cazul în care solicitarea persoanei vizate este transmisă de către un terț, se va verifica și temeiul legal al reprezentării persoanei vizate de către respectivul terț. În urma activitații de confirmare a identității persoanei vizate și, dacă este cazul, de confirmare a legalității reprezentării, se va trece la pasul urmator dacă confirmarea este pozitivă, sau se va închide solicitarea cu rezoluție de neconfirmare a identității dacă confirmarea nu a reușit, cu comunicarea acestei rezoluții către solicitantul cu identitate neconfirmată, folosind modul de comunicare utilizat de acesta pentru trimiterea solicitării.	Persoana desemnată cu întreținerea înregistrărilor din "Registru Cereri de exercitare drepturi ale Persoanelor Vizate"
Evaluare validitate cerere	Se evaluează dacă cererea este "vădit nefondată sau excesivă". În caz afirmativ, se ia o decizie dacă se respinge cererea sau se aplică o taxă. În cazul cererilor de rectificare, ștergere, restricție de procesare a datelor cu caracter personal sau obiecția la procesare a datelor cu caracter personal, se ia și o decizie dacă cererea este rezonabilă și legală. În caz contrar, cererea este respinsă, iar persoana vizată este informată cu privire la decizia respectivă, cu privire la motivele respingerii solicitării, precum și asupra faptului ca are dreptul de a adresa plângeri autorității de supraveghere.	Persoana desemnată cu întreținerea înregistrărilor din "Registru Cereri de exercitare drepturi ale Persoanelor Vizate" DPO (Ofiter responsabil cu protectia datelor cu caracter personal – dacă este cazul)
Taxare procesare cerere	În cazul aplicării unei taxe, se va informa persoana vizată și aceasta va decide dacă acceptă sau nu plata taxei. În cazul în care persoana vizată nu acceptă plata taxei, cererea este respinsă și vor fi comunicate acesteia motivele respingerii.	Persoana desemnată cu întreținerea înregistrărilor din "Registru Cereri de exercitare drepturi ale Persoanelor Vizate"
Procesare cerere de informații	Informațiile relevante sunt colectate și prelucrate în funcție de tipul cererii. Aceasta poate implica planificarea modului în care acțiunea solicitată va fi realizată, de ex. ștergerea sau restrângerea procesării. Această etapă poate dura maxim o lună; în cazul în care activitățile de conformare cu solicitarea vor dura mai mult decât atât, procesarea poate fi prelungită cu maximum două luni suplimentare, iar persoana vizată va fi informată cu privire la întârzierea și motivele acesteia. Informarea persoanei vizate se face în intervalul de o lună de la data depunerii cererii.	Persoana desemnată cu întreținerea înregistrărilor din "Registru Cereri de exercitare drepturi ale Persoanelor Vizate" Proprietarul datelor
Colectare informații / Prelucrare informații / Furnizare informații solicitate către Persoană Vizată	Se întreprind măsurile necesare în vederea sintetizării informațiilor care vor fi furnizate persoanei vizate și punerii în practică a eventualelor restricții de prelucrare a datelor, daca acesta este scopul solicitării. În cazul furnizării de informații acestea vor fi furnizate persoanei vizate în format electronic sau în scris.	Persoana desemnată cu întreținerea înregistrărilor din "Registru Cereri de exercitare drepturi ale Persoanelor Vizate"
Închidere cerere Persoană Vizată	Finalizarea procesării cererii va fi înregistrată în Registru Cereri de exercitare drepturi ale Persoanelor Vizate; se va înregistra data închiderii solicitării	Persoana desemnată cu întreținerea înregistrărilor din "Registru Cereri de exercitare drepturi ale Persoanelor Vizate"

3 Primirea solicitărilor și confirmarea identității persoanelor vizate

3.1 Primirea solicitărilor de exercitare a drepturilor persoanelor vizate

Ca o consecință a modului în care societatea iși desfasoară relațiile cu clienții – înregistrarea clienților se realizează în mediul electronic, și a datelor de contact și comunicare deținute – nume și prenume, adresa de domiciliu, adresa de comunicare, e-mail și telefon, primirea solicitarilor de exercitare a drepturilor se realizează prin aceleași canale de Comunicare:

Prin poștă sau curier la adresa: Bulevardul Iancu de Hunedoara, nr 8, sector 1, Bucuresti;
Prin mesaj e-mail la adresa: [email protected]
Prin telefon la numerele: 0213030080 sau 0372402500

Conform prevederilor contractului de creditare corespondența se realizează la adresa postală comunicată pentru corespondență, sau la adresa de e-mail declarată sau la numărul de telefon declarat de către client, iar actualizarea datelor de contact / comunicare este în sarcina clientului si constituie totodata un drept al acestuia conform GDPR insa inainte de acesta si o obligatie contractuala, iar orice modificare a adresei de e-mail sau de comunicare, sau a datelor de contact care nu a fost notificată societații nu îi va fi opozabilă acesteia, societatea fiind astfel exonerată de orice răspundere rezultând din continuarea efectuării comunicărilor la adresele iniţial cunoscute. Pentru a veni in intampinarea solicitarilor clientilor chiar daca acestia nu si-au respectat obligatia de actualizare a datelor de contact, societatea va parcurge pasii descrisi in urmatoarele paragrafe.

Modul de înregistrare al solicitărilor, în funcție de canalul de comunicare folosit de persoana vizată:

a) În cazul solicitărilor primite prin poștă, acestea vor fi înregistrate cu data primirii corespondenței.
b) În cazul solicitărilor primite prin e-mail, de la adresa de e-mail înregistrată în baza de date a societății, acestea vor fi înregistrate cu data primirii mesajului e-mail.
c) În cazul solicitărilor primite prin e-mail, de la o adresă de e-mail diferită de cea înregistrată în baza de date a societății, acestea vor fi înregistrate cu data primirii mesajului e-mail și mențiunea "în curs de verificare a persoanei vizate - adresa de corespondență".

Societatea va trimite o cerere de clarificare către adresa de e-mail cunoscuta, prin care se va aduce la cunostinta persoanei vizate primirea unei solicitari în numele sau și totodata va cere confirmarea validitatii solicitarii și actualizarea datelor de contact pe site-ul societatii și faptul ca termenul de rezolvare a solicitarii va fi de 30 de zile de la data primirii confirmarii. Ca masura suplimentara acest mesaj va fi trimis și prin sms la numarul de telefon inregistrat.

In cazul in care pesoana vizata raspunde cererii de claricare, noile date de contact vor fi inregistrate prin actualizare, iar solicitarea va fi introdusa pe fluxul de rezolvare;
În cazul în care în termen de 30 zile nu se primeste confirmarea:
- Solicitarea de inchide cu rezolutia "persoana vizata neconfirmata – adresa de corespondenta neinregistrata";
- Cu titlu de exceptie, pentru tipurile de solicitari referitoare la Dreptul la informare si Dreptul la acces, societatea va trimite informatiile aferente solicitarii, insa la adresa de e-mail înregistrată în baza de date a societății, si o scurta notificare asupra acestei coresondente la adresa de e-mail neinregistrata in baza de date a societatii.

În cazul solicitarilor primite prin convorbire telefonica, de la un numar de telefon inregistrat, acestea vor fi inregistrate temporar cu data convorbirii telefonice și mentiunea “în curs de confirmare în scris a solicitarii”. Persoanei vizate vor fi chemate sa confirme cererea exprimata verbal printr-un mesaj scris, în vederea asigurarii unei intelegeri depline și complete asupra cererii acesteia, și care va fi trimis către societate fie prin posta/curier, fie prin e-mail, iar termenul de rezolvare al solicitarii va fi de 30 de zile de la data primirii mesajului scris.
Nu vor fi considerate niciun fel de solicitari de exercitare a drepturilor persoanelor vizate primite de la numere de telefon neinregistrate în baza de date a societatii in cazul in care persoana apelanta nu furnizeaza datele de identificare cerute de operatorul societatii. In cazul identificarii persoanei apelante, va fi realizata in prelabil operatiunea de actualizare a datelor de contact.

3.2 Confirmarea identitatii persoanelor vizate

Identitatea persoanelor vizate este considerata a fi confirmata în mod rezonabil daca sunt indeplinite cumulat urmatoarele criterii:

Comunicarea a fost realizata de la o adresa de e-mail sau numar de telefon inregistrata în baza de date a societatii, sau fata în fata cu un reprezentant al societatii;
Persoana vizata comunica numele complet, asa cum este inregistrat în baza de date a societatii conform copiei CI detinute de societate;
Persoana vizata comunica CNP-ul complet și corect, asa cum este inregistrat în baza de date a societatii conform copiei CI detinute de societate;
Solicitarea este insotita de o copie scanata sau electronica, dupa caz, a unui act emis de statul roman și care contine unul dintre numerele nationale unice de identificare (CI, pasaport, permis conducere).

În cazul în care aceste criterii nu sunt indeplinite în mod cumulativ se trimit către persoana vizată mesaje de clarificare în vederea confirmării identității și de actualizare a datelor de identitate și / sau contact pe site-ul societății (dacă este cazul) și faptul ca termenul de rezolvare al solicitării va fi de 30 de zile de la data realizării identificării fără dubii a persoanei vizate.

În cazul în care în termen de 30 zile nu se primește confirmarea, solicitarea se închide cu rezoluția "persoană vizată neconfirmată – date de identificare incomplete"

3.3 Confirmarea dreptului de reprezentare al terților

În cazul în care solicitările de exercitare a drepturilor persoanelor vizate vin din partea unor terți se va verifica dreptul legal de reprezentare al terților. Conform codului civil sunt considerate suficiente următoarele:

Mandat încheiat în formă scrisă și sub semnătura privată, în fata unui reprezentant al Societății, care să contra-semneze pentru autentificare, sau
Mandat încheiat ca act autentic, întocmit de un notar public ori de altă autoritate competentă, care a fost citit, verificat şi atestat de către acesta în prezenţa părţilor, potrivit procedurii prevăzute de lege, sau
Orice hotărâre judecătorească definitivă, sau
Împuternicirea de a reprezenta o persoană fizică dată unui avocat ori consilier juridic și care se dovedeşte prin înscris, potrivit legilor de organizare și exercitare a respectivelor profesii.

Societatea va înregistra toate solicitările primite din partea unor terți care prezintă copia unuia dintre documentele mai sus menționate plus o copie scanată sau electronică, după caz, a unui act emis de statul român și care conține unul dintre numerele naționale unice de identificare (CI, pașaport, permis conducere) ale persoanei vizate. În acest caz societatea va acționa ca și cum solicitarea a fost emisă de către persoana vizată și va comunica rezoluția și activitățile desfășurate conform instrucțiunilor terței părți.

Societatea va înregistra solicitările primite din partea unor terți care nu pot prezenta ori dovada reprezentarii legale, ori dovada identității persoanei vizate, la data primirii solicitării și cu mențiunea “în curs de clarificare a reprezentabilitatii”. Ulterior înregistrării se vor realiza urmatoarele activități de clarificare:

un mesaj e-mail la adresa înregistrată, dacă se poate face o asociere în acest sens, sau o scrisoare recomandată / simplă prin Poșta Română / Curier către persoana care este specificată în mandat, prin care se cere confirmarea semnării mandatului, pentru identificarea fără dubii a acesteia, și
un raspuns către mandatar, via e-mail către adresa de unde a fost primita cererea de exercitare a drepturilor și mandatul, sau prin poștă, dacă solicitarea a fost trimisă prin poștă, în care:
- sunt specificate obiecțiile societății referitoare la forma mandatului,
- faptul că întreprinde măsuri proprii de verificare a identității persoanei vizate, și
- faptul că în conformitate cu art.12 (3) din Regulamentul (UE) 2016/679, va raspunde cererii de exercitare a drepturilor persoanei vizate în cel mult 30 de zile de la cel mai apropiat eveniment dintre:
  - confirmarea de către persoana vizată a semnării mandatului, ori
  - prezentarea de către mandatar a unui mandat în formele menționate mai sus.

În cazul în care una dintre confirmarile cerute este primită, societatea va începe activitățile de rezolvare a solicitării. În cazul în care în termen de 30 zile de la data primirii solicitării inițiale nu se primește confirmarea, solicitarea de închide cu rezoluția "mandatar fără reprezentabilitate – mandat incomplet".

4. Prelucrarea datelor personale in sistemul Biroului de Credit

4.1 Datele de identificare ale operatorilor

VIVA CREDIT IFN SA si Biroul de Credit SA, persoana juridica româna cu sediul în Bucuresti, str. Sfanta Vineri, nr. 29, etaj 4, sector 3, in calitate de operatori asociati, prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal cu buna credința, in mod echitabil si transparent, in scopuri determinate si legitime, conform prevederilor Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul), a prevederilor contractului de credit si in conformitate cu interesul legitim al societatii.

Biroul de Credit SA este entitatea de drept privat care administreaza Sistemul Biroului de Credit, in care sunt prelucrate datele cu caracter personal in legatura cu activitatea de creditare desfasurata de Participanti.

Participantii la Sistemul Biroului de Credit sunt institutii de credit, institutii financiare nebancare, societati de asigurari si societati de recuperare creante, care au semnat un Contract de Participare cu Biroul de Credit.

4.2 Temeiul legal si scopul prelucrarii

VIVA CREDIT IFN S.A. si Biroul de Credit prelucreaza datele dvs. personale in baza interesului legitim al Participantilor si al Biroului de Credit pentru desfasurarea unei activitati de creditare responsabile, in conditiile protejarii, facilitarii accesului la creditare si prevenirii indatorarii excesive a persoanelor vizate, respectarii cadrului legal referitor la evaluarea bonitatii si la reducerea riscului de credit, precum si prevenirii utilizarii sistemului financiar-bancar pentru desfasurarea unor activitati contrare legii.

VIVA CREDIT IFN SA are obligatia, conform reglementarilor legale in vigoare, sa evalueze capacitatea dvs. de rambursare a creditului, inainte de incheierea unui contract de credit si pe parcursul derularii acestuia. In acest scop, VIVA CREDIT IFN SA prelucreaza informatiile indicate la punctul (4), inregistrate pe numele dvs. în evidentele proprii si le transmite catre Biroul de Credit în vederea prelucrarii de catre aceasta institutie si a consultarii acestora de catre oricare Participant, in scopul initierii sau derularii unei relatii de creditare, precum si asigurarii produselor de tip credit.

4.3 Obligatia furnizarii datelor si consecintele nerespectarii acesteia

Furnizarea datelor dvs. cu caracter personal este necesara in scopul mentionat la punctul (2). Refuzul de a furniza datele dvs. personale, necesare realizarii scopului mentionat mai sus, va conduce la imposibilitatea VIVA CREDIT IFN S.A. de a-si indeplini obligatiile legale in legatura cu acordarea creditului.

4.4 Categorii de date cu caracter personal prelucrate in Sistemul Biroului de Credit

date de identificare ale persoanei vizate: numele, prenumele, codul numeric personal, adresa de domiciliu/resedinta si de corespondenta, numarul de telefon fix/mobil, data nasterii, cod tara si serie/numar pasaport in cazul persoanelor nerezidente;
date referitoare la angajator: numele si adresa angajatorului;
date referitoare la produsele de tip credit solicitate/acordate: tipul si denumirea Participantului, tipul de produs, starea produsului/contului, data acordarii, termenul de acordare, sumele acordate, sumele datorate, data scadentei, valuta, frecventa platilor, suma platita, rata lunara, sumele restante, numarul de rate restante, numarul de zile de intarziere, categoria de intarziere, data inchiderii produsului;
date referitoare la evenimente care apar in perioada de derulare a produsului de tip credit, cum ar fi cele referitoare la restructurarea/refinantarea, darea in plata, cesiunea contractului de credit, cesiunea creantei;
date referitoare la relatiile cu alte conturi: informatii referitoare la produse de tip credit la care persoana vizata are calitatea de codebitor si/sau garant;
date referitoare la insolventa: informatii referitoare la persoanele vizate fata de care s-a deschis o procedura de insolventa;
numarul de interogari: indica numarul de Rapoarte de Credit eliberate de Biroul de Credit, la solicitarea unuia sau mai multor Participanti;

4.5 FICO® Score de la Biroul de Credit

Datele cu caracter personal prevazute la punctul (4) pot fi prelucrate de catre Biroul de Credit, inclusiv pentru a calcula, la solicitarea Participantilor, FICO® Score de la Biroul de Credit.

VIVA CREDIT IFN S.A.utilizeaza FICO® Score de la Biroul de Credit in scopul reducerii riscului de credit asociat unui debitor/potential debitor.

FICO® Score de la Biroul de Credit este un număr cuprins între 300 şi 850, obtinut in urma procesului statistic care prelucreaza informatiile inregistrate de Participanti in Sistemul Biroului de Credit si indică probabilitatea ca persoana vizata să-si plăteasca în viitor ratele la timp. Principalele cauze care au determinat scaderea FICO® Score de la Biroul de Credit sunt afisate sub forma codurilor-motiv.

FICO® Score de la Biroul de Credit ia in calcul urmatoarele elemente ce confera predictibilitate: istoricul de plata, datoria curenta, durata contului/conturilor de credit (numarul mediu de luni de la acordarea creditelor), cererea de noi credite (numarul de interogari si creditele acordate in ultimele 6 luni), mix-ul de credit (tipuri de credite acordate), varsta persoanei vizate. Influenta acestor elemente asupra valorii FICO® Score de la Biroul de Credit poate varia in functie de informatiile inregistrate la Biroul de Credit pentru fiecare persoana vizata.

FICO® Score de la Biroul de Credit reprezinta un instrument de analiza cu grad ridicat de predictibilitate care, alaturat datelor din Raportul de Credit si informatiilor obtinute de Participanti din alte surse, concura la evaluarea corecta a bonitatii persoanei vizate in vederea incheierii/derularii contractului de credit.

4.6 Destinatarii datelor

Datele cu caracter personal inregistrate in Sistemul Biroului de Credit sunt dezvaluite Participantilor, la cerere, in scopul mentionat la punctul (2).

Datele cu caracter personal prelucrate in Sistemul Biroului de Credit nu vor fi dezvaluite tertilor, cu exceptia autoritatilor si institutiilor publice, conform competentelor acestora si a legislației aplicabile, cum ar fi Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, Banca Naționala a României, Autoritatea Nationala de Integritate, instantele judecatoresti, notarii publici, executorii judecatoresti, organele de cercetare penala.

4.7 Perioada de stocare

Datele cu caracter personal sunt stocate la Biroul de Credit si dezvaluite Participantilor timp de 4 ani de la data actualizarii, cu exceptia datelor solicitantilor de credit care au renuntat la cererea de credit sau carora nu li s-a acordat creditul, care sunt stocate si dezvaluite Participantilor pentru o perioada de 6 luni.

4.8 Existenta unui proces decizional automatizat, incluzand crearea de profiluri

VIVA CREDIT IFN S.A. nu aplica un proces decizional automatizat in analiza solicitarii dumneavoastra de credit.

4.9 Drepturile persoanelor vizate privind prelucrarea datelor cu caracter personal de catre Biroul de Credit

In calitate de persoana vizata, va puteti exercita drepturile prevazute de Regulament, astfel:

a. dreptul de acces la date se poate exercita:
- printr-o solicitare scrisa, semnata, transmisa prin posta la Biroul de Credit, sau
- prin accesarea in mod securizat a site-ului Biroului de Credit (www.birouldecredit.ro), sau
- personal sau pe cale electronica, la Participantul care detine calitatea de creditor/potential creditor al dvs.
Totodata aveti dreptul de a obtine, la cerere, la momentul comunicarii deciziei de creditare, o copie a Raportului de Credit emis de Biroul de Credit, care a fost utilizat de catre VIVA CREDIT IFN S.A. in analiza cererii de credit;

b. dreptul de rectificare a datelor,
c. dreptul de ștergere a datelor,
d. dreptul la restricționarea datelor,
e. dreptul de a se opune prelucrarii,

pot fi exercitate:

prin accesarea in mod securizat a site-ului Biroului de Credit (www.birouldecredit.ro), sau
personal sau pe cale electronica, la VIVA CREDIT IFN S.A. care detine calitatea de creditor/potential creditor al persoanei vizate.

f. dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automatizate, inclusiv profilare;

VIVA CREDIT IFN S.A. nu aplica un proces decizional automatizat in analiza solicitarii dumneavoastra de credit.

g. dreptul de a vă adresa Autorității Naționale pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal și justiției.

4.10 Drepturile persoanelor vizate privind obtinerea codulurilor de inrolare

Cod inrolare - Este asociat Codului Numeric Personal si exista urmatoarele modalitati de a fi obtinut:

a. Se genereaza la momentul crearii contului pe site-ul birouldecredit.ro si se transmite prin SMS. Aceasta modalitate va putea fi folosita doar daca cel putin o institutie financiara a raportat la Biroul de Credit un numar de telefon mobil valid pentru dumneavoastra, sau
b. Va adresati unei institutii financiare cu care sunteti in relatie contractuala. Un operator il va genera si il veti primi sub forma tiparita.
c. Printr-o cerere transmisa prin posta la Biroul de Credit. Solicitarea trebuie sa contina in mod obligatoriu urmatoarele:
- Datele de identificare (CNP, nume, prenume, adresa postala de corespondenta);
- Copia actului de identitate si semnatura.
d. In calitate de client al companiei Viva Credit IFN S.A, va puteti exercita dreptul de obtinere a codului de inrolare printr-o solicitare trimisa prin:
- Posta: Bulevardul Iancu de Hunedoara, nr 8, sector 1, Bucuresti,
- E-mail: [email protected]

Aceste informatii ne sunt necesare in scopul identificarii persoanei vizate si vor fi utilizate doar pentru perioada de timp necesara formularii, transmiterii si receptionarii raspunsului. Codul de inrolare tiparit va fi expediat prin posta, la adresa de domiciliu sau prin e-mail doar de catre Viva Credit IFN S.A.

Codul va fi transmis in maximum 5 zile lucrătoare și va avea asociată o dată de expirare. Dupa aceasta data, codul nu va mai putea fi folosit, iar in cazul in care nu ati reusit crearea contului in portal veti putea solicita un alt cod prin canalele de comunicare mentionate mai sus.